A. De Stichting Vertellen bestuurlijk

I. Algemeen

Het huishoudelijk reglement mag geen  bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten.
Het huishoudelijk reglement wordt samengesteld en goedgekeurd door het voltallige bestuur.
Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de Stichting Vertellen als geheel. De wijziging moet voorgelegd worden aan de kring van participanten zodat zij daarover hun mening kunnen vormen en geven.
Elk jaar, in de vergadering voorafgaand aan de algemene jaarvergadering, wordt het huishoudelijk reglement geëvalueerd door het bestuur en zonodig aangepast of herzien.
Het huishoudelijk reglement dient in de praktijk als handleiding voor het bestuur en de bij de stichting aangesloten kring van participanten.

II. Doelstelling van de Stichting Vertellen:

Afgeleid van de Statuten:
Het stimuleren en het bevorderen van het vertellen in Nederland. Speerpunt daarin is de ontmoetingsfunctie. De Stichting Vertellen vindt zich verantwoordelijk voor het ondersteunen en stimuleren van contacten tussen vertellers onderling en tussen vertellers en het publiek in de breedste zin en speelt daarin een centrale rol.

III. Werkwijze van de Stichting Vertellen.

III.1. Structuur van de stichting.
De Stichting Vertellen bestaat uit een bestuur en een kring van participanten.
Afgeleid van de Statuten wordt gekozen voor een bestuur met een oneven aantal van minstens drie leden, te weten:

  • voorzitter
  • secretaris
  • eerste penningmeester

De overige bestuursleden zijn:

  • contact secretaris
  • tweede penningmeester
  • webbeheerder
  • bestuurslide promotionele activiteiten
  • bestuurslid met een algemene taak

De Kring van Participanten bestaat uit vertellers die geregistreerd staan bij de stichting. Zij kunnen meedenken en meepraten over het beleid.
Uit participanten kunnen werkgroepen worden gevormd die ad hoc of structureel de activiteiten van het bestuur ondersteunen.

III.2. Taken en bevoegdheden bestuursleden:

De functies die binnen het bestuur van de Stichting Vertellen bestaan zijn de volgende:

  • Voorzitter
  • Secretaris
  • 1e Penningmeester
  • 2e Penningmeester
  • Contactsecretaris
  • Webbeheerder
  • Bestuurslid promotionele activiteiten
  • Algemene bestuurslid

Eén persoon kan voor meerdere functies verantwoordelijk zijn. Wanneer een bestuurslid tijdelijk niet in staat is zijn functie naar behoren te vervullen, zullen andere bestuursleden, zo veel mogelijk de taken overnemen. Tijdelijke vervangingen van bestuursleden onderling vinden in overleg plaats. Wanneer er een vacature is worden de taken verdeeld over de overige bestuursleden. Het bestuur kan zo nodig een beroep doen op externe deskundigen. 

III.3.   Vergaderregels

  • Frequentie

Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar.

  • Agenda

Bestuursleden en participanten  kunnen voor de vergadering agendapunten          inbrengen; daarna wordt de agenda opgesteld en gemaild.

In principe wordt de vergadering afgewerkt volgens de agenda;

  •           op verzoek kan de voorzitter van die volgorde afwijken;
  •           de voorzitter kan staande de vergadering besluiten een of meerdere punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
  •           belangrijke agendapunten kunnen worden toegevoegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering.
  • Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

  • Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden en wordt samengevat op de website.

  • Inbreng tijdens de vergadering.

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;

Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.

III.4.   Rooster van zitting hebben en aftreden

Aftreden geschiedt met inachtneming van een opzegtermijn van drie á zes maanden.

Een bestuurslid dat niet naar behoren functioneert, kan met een meerderheid van stemmen tot aftreden worden gedwongen. Het bestuur dient altijd te bestaan uit minimaal drie leden.

Gecombineerd aftreden is niet mogelijk voor de volgende combinaties:

  • Voorzitter/secretaris
  • Secretaris/penningmeester

Als er voor een functie geen opvolger is nemen andere bestuursleden de taak op zich.

III.5.   Jaarvergadering

1 x per jaar is er een jaarvergadering gekoppeld aan een ontmoetingsdag. De jaarvergadering wordt voorbereid door het bestuur.

De voorzitter van het bestuur is voorzitter van de jaarvergadering.

III.6. Taken en bevoegdheden participanten:

Participanten/individueel kunnen:

  • de jaarvergadering bijwonen en meepraten
  • eigen initiatieven ontwikkelen om een vergadering bijeen te roepen
  • voor de bestuursvergaderingen een thema of voorstel inbrengen
  • zitting nemen in een werkgroep

B. De Stichting Vertellen praktisch

I. De activiteiten

De Stichting Vertellen stimuleert en het bevordert het vertellen in Nederland. Belangrijk speerpunt daarin is de ontmoetingsfunctie. Deze krijgt gestalte door:

  • het organiseren van minimaal drie ontmoetingsdagen per jaar
  • het bijhouden en ontwikkelen van een website voor vertellers
  • het onderhouden van internationale contacten
  • het meewerken aan festivals
  • het stimuleren van scholing
  • overige activiteiten

II. Financiën

II.1. De inkomsten van de Stichting Vertellen.
De inkomsten van de stichting bestaan uit

  • bijdragen participanten voor gebruik van de website met uitgebreide     bevoegdheden
  • bijdragen vertellers voor gebruik van de website met beperkte bevoegdheden
  • vrijwillige bijdragen van sympathisanten
  • bijdragen voor de actuele vertelagenda
  • advertentiekosten
  • subsidies, fondsen

II.2. Het beheer van de financiën

De financiën worden beheerd middels een lopende rekening en een spaarrekening.
Er wordt een jaarrekening en een verslag gepresenteerd op de jaarvergadering.

II.3. Het gebruik van de financiële middelen.

De financiële middelen worden aangewend voor de volgende zaken:

  • activiteiten te organiseren door het bestuur en de werkgroepen
  • bestuurskosten gemaakt door individuele bestuursleden ten behoeve van de stichting
  • stichtingskosten als daar zijn hosting voor de website, kamer van koophandel, onderhoud en ontwikkeling van de website e.a.
  • (inter)nationale contacten die een bijdrage leveren aan het ontwikkelen en ondersteunen van het vertellen in Nederland
  • deskundigheidsbevordering
  • overig indien noodzakelijk

III. Participant-vertellers en vertellers
Participant-vertellers krijgen een aantal rechten en privileges. Zij

  • worden opgenomen in het vertellersbestand op de site, en ontvangen een inlogcode
  • krijgen een eigen informatiepagina op de site
  • kunnen publieke voorstellingen aan de vertelagenda toevoegen
  • worden rechtstreeks op de hoogte gehouden van het laatste nieuws van de stichting
  • kunnen participeren in beleidszaken
  • kunnen hun stem laten horen tijdens de ontmoetingsdagen, en ontvangen korting op de toegangsprijs
  • ontvangen verschillende kortingen:
  1. op de activiteiten van de Stichting Vertellen
  2. bij Studio de Oorzaak (www.oorzaak.nl) ontwerper van van de website van de Stichting Vertellen, maar ook een adres voor muziek en geluid, waar een verhaal stem kan krijgen
  3. bij Boekmaker De kleine Koning (www.dekleinekoning.nl), vormgever van van de website van de Stichting Vertellen maar ook boekmaker, de plaats waar verhalen op papier komen.

Men wordt participantverteller tegen betaling per automatische incasso van een jaarlijks bedrag. De participantenbijdrage bedraagt € 55,- inclusief BTW.

De participatie- en vertellersservice worden automatisch voor een jaar verlengd, tenzij de Stichting Vertellen vóór 15 november van het lopende jaar uw schriftelijke opzegging/wijziging heeft ontvangen. Bij beëindiging/wijziging van de participatie- of de vertellersservice in de loop van het jaar blijft over het gehele jaar verschuldigd. Bij opzegging ontvangt u een schriftelijke bevestiging.

IV. Werkgroepen

De werkgroepen:

  • worden gevormd voor het organiseren en uitvoeren van uiteenlopende vertelactiviteiten
  • worden gevormd door participanten
  • kunnen ad hoc of structureel zijn
  • externe deskundigen kunnen zitting hebben in een werkgroep. Dit kan zijn voor een onderzoek – project – denktank of beleidszaken
  • er is een budget beschikbaar te bepalen door het bestuur
  • werkgroepen werken binnen de richtlijnen van het bestuur
  • bestuur is eindverantwoordelijk, stuurt de werkgroep en is bevoegd de werkgroep te ontbinden wanneer daar aanleiding toe is.
  • elke werkgroep heeft een contactpersoon in het bestuur
  • namen van de werkgroepleden staan vermeld op de site met een contactadres

Het bestuur streeft ernaar de volgende werkgroepen (structureel) te benoemen:

  • Wereldverteldag
  • Website
  • Vertelfestivals
  • Verteller van het Jaar
  • Fondsenwerving

Voor de ontmoetingsdagen zal elke keer een ad hoc werkgroep worden benoemd.

V. Website

V.1. Algemeen

De website wordt regelmatig onderhouden en/of aangepast door externe deskundigen.
Het actueel houden van de website wordt gedaan door o.a. de contactsecretaris van het bestuur.
De website staat ten dienste van vertellers en andere belanghebbenden.
De website mag alleen gebruikt worden voor informatie en voor teksten ten behoeve van het verhalen vertellen. Overige tekst zal worden verwijderd. De inhoud mag niet beledigend zijn of anderszins bezwaarlijk.

V.2. Participanten

Op de website is de participant terug te vinden in het vertellersbestand, waar zij een eigen informatiepagina kunnen inrichten, binnen bepaalde richtlijnen. Hierop kan een link geplaatst worden naar de eigen website van de betreffende verteller.
De participant krijgt een inlogcode waarmee hij op het besloten deel van de website kennis kan nemen van de interne (jaar)stukken, zijn webprofiel kan bewerken en gebruik kan maken van de vertelagenda.

V.3. Vertelscholing

Vertelscholen en individuele vertelscholingen kunnen gebruik maken van de cursusagenda. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

V.4. Vertelkringen

Worden op een aparte pagina vermeld met naam, plaats, contactpersoon, telefoonnummer en/of emailadres van de contactpersoon. Deze contactpersoon hoeft geen participant te zijn.

V.5. Advertenties

Het is mogelijk commerciële advertenties te plaatsen op een daartoe bestemd deel van de homepage van de Stichting Vertellen. De kosten daarvoor zijn € 75 excl. BTW voor een jaar. De advertentie rouleert per klik op de pagina en heeft een link naar de eigen website.

V.6. Donateurs

Extra giften zijn van harte welkom.

VI. De ‘Erwaseens’-mailinglijst

Een mailinglijst bedoeld voor vertellers om elkaar te adviseren, te informeren en te raadplegen op het gebied van o.a. verhalen, tarieven enz. en te discussiëren.
Er staat een link naar de lijst op de website van de stichting.

VII. Klankbordgroep

Deze bestaat uit interne en externe personen
Zij worden zonodig geraadpleegd door het bestuur
De leden van de klankbordgroep worden uitgenodigd voor de jaarvergadering.
De genoemde prijzen en tarieven gelden voor 2010 en kunnen jaarlijks worden aangepast
Het bestuur heeft altijd de bevoegdheid het Huishoudelijk Reglement  te herzien.
Het huishoudelijk reglement wordt jaarlijks getoetst op actualiteit.

 

Herziene versie November 2012

Agenda Stichtingsactiviteiten

op en rond 20 maart 2017: Wereldverteldag (www.wereldverteldag.nl

zaterdag 20 mei 2017: Ontmoetingsdag in Utrecht m.m.v. Vertelkring Delft.

zaterdag 7 oktober 2017: Ontmoetingsdag in Antwerpen bij zusterorganisatie Van Stoel tot Stoel.

zaterdag 27 januari 2018: Erwaseens Vertel Event in de Gelderlandfabriek in Culemborg.