Een persbericht is onmisbaar als je het grote publiek wilt bereiken via krant of radio/tv. Het persbericht moet de redactie ervan overtuigen dat je nieuws het vermelden waard is. Als je bericht niet goed is geschreven verdwijnt het onvermijdelijk in de (digitale) prullenbak.

Aandachtspunten

Algemeen

Je persbericht moet aan een aantal eisen voldoen om interessant te zijn voor vermelding in de media:

• Het heeft nieuwswaarde: er is niet eerder over gepubliceerd en het is relevant voor de doelgroep van de media waar je het aan richt.
• Het is objectief: een persbericht is geen advertentie. Beperk je tot feiten en geef geen persoonlijke meningen.
• Het is beknopt: de inhoud is in een oogopslag te overzien, maximaal ongeveer een A4-tje.

Taalkundig

• Een persbericht is foutloos geschreven: controleer altijd op taal- en spellingsfouten. Laat het eventueel eerst aan een ander lezen voor je het verstuurt.
• Schrijf in de derde persoon, gebruik geen “ik” en “wij”. Bijvoorbeeld: “De Schone Spreeksters geven een voorstelling over Sterke Vrouwen” en niet “Wij geven een voorstelling over Sterke Vrouwen”.
• Maak korte zinnen, vermijd lange woorden en veel bijvoeglijke naamwoorden.
• Gebruik de actieve vorm: voorkom woorden als “worden”, “zullen” en “kunnen”. Bijvoorbeeld: “Jan Taal vertelt verhalen over reuzen en kabouters.” in plaats van “Er zullen verhalen verteld worden over reuzen en kabouters.”

Opbouw van het persbericht

Een persbericht heeft een vaste structuur:

• Bovenaan staat in hoofdletters PERSBERICHT, plaatsnaam en de datum waarop het bericht wordt verstuurd.
• Na een witregel volgt de titel of kop van het bericht.
• De eerste alinea is de introductie: het wie, wat en waar van je nieuws.
• In de volgende alinea’s volgt de uitwerking van je introductie: het hoe en waarom.
• Je sluit het bericht af met een noot voor de redactie.

Kop

De kop bevat de essentie van je nieuwsbericht en moet de journalist aansporen om verder te lezen. Vat je boodschap in één zin samen. Lukt dit écht niet dan kun je een subkop toevoegen.

• Gebruik maximaal 70 tekens en zet geen punt, vraagteken of uitroepteken aan het eind.
• Probeer niet grappig te zijn: laat dat aan de creativiteit van de journalist over.
• Schrap lidwoorden en andere korte woordjes (“van”, “zijn”). Laat de kop door iemand anders lezen om te controleren of hij nog begrijpelijk is.
• Maak duidelijk van wie het bericht komt, bijvoorbeeld: niet “Groot vertelevenement in de Berenkuil”, maar “Stichting Vertellen organiseert groot vertelevenement in Berenkuil”.

Introductie

In de introductie of “lead” beantwoord je in één alinea de vragen over het wie, wat, waar en wanneer van je nieuws. Gebruik hiervoor dertig tot vijftig woorden. Voor een kort persbericht, bijvoorbeeld voor de aankondiging van een voorstelling, is dit soms al voldoende. Wil je ook vertellen waarom en hoe iets gebeurt, dan werk je dat uit in de volgende alinea’s.

Uitwerking

In het vervolg geef je een toelichting op de introductie. Je legt uit hoe, waarom en waarmee.

• Maak het concreet met voorbeelden, details of cijfers.
• Verlevendig je verhaal met citaten, maar doe dit alleen als die van een objectieve buitenstaander komen.
• Voorkom vakjargon. Leef je in in de interesses van de lezer en vraag je af: leg ik het zo duidelijk uit?

Maak je persbericht “oprolbaar”, dat wil zeggen dat de eerste alinea de belangrijkste informatie bevat en de laatste alinea’s de minder belangrijke, zodat die eventueel weggelaten kunnen worden. Journalisten nemen de inhoud van het persbericht namelijk vaak over, maar korten het in als er te weinig ruimte is. Zet bij een langer persbericht tussenkopjes boven de alinea’s.

Noot voor de redactie

Sluit het bericht duidelijk af, bijvoorbeeld met EINDE PERSBERICHT, enkele witregels of een doorgetrokken lijn. Daaronder informeer je de redactie waar ze aan vullende informatie kunnen vinden.

• Voor de zekerheid kun je dit doen onder vermelding van “Noot voor de redactie” of “Niet voor publicatie”
• Vermeld naam en telefoonnummer van een contactpersoon die meer kan vertellen. Zorg dat diegene bereikbaar is op de dag dat het persbericht verzonden wordt.
• Vermeld een website waar meer informatie te vinden is of verwijs naar meegestuurde bijlagen.
• Voeg een link toe waar men beeldmateriaal kan downloaden.

Het persbericht versturen

Tegenwoordig is het gebruikelijk om persberichten per e-mail te versturen. Stuur het naar redacties, persbureaus en websites. Verzamel je eigen adressen of zoek adressen op internet.

De timing is belangrijk: je wilt een evenement niet al maanden van tevoren aankondigen, maar ook niet als het al begonnen is. Houd rekening met de deadlines van uitgaven. Als je een bericht in de weekkrant van woensdag wilt hebben, moet het bijvoorbeeld uiterlijk maandag bij de redactie bekend zijn.

Verwacht geen antwoord als je een persbericht stuurt. Je bent vaak één van honderden! Ga niet nabellen of het ontvangen is of het nog een keer sturen. Dat wekt alleen ergernis op en dat is het laatste wat je wilt bereiken.

Adressering

Neem de moeite om redacties afzonderlijk te benaderen. Pas de tekst van je e-mail aan bij het medium, bijvoorbeeld door het noemen van de titel van het blad. Nog mooier is het als je het kunt richten aan een journalist die je persoonlijk kent.

Kies je ervoor om toch een standaardbericht te sturen naar meerdere adressen, gebruik dan het BCC-veld. Stuur de e-mail naar je eigen mailadres en plaats de adressen van de ontvangers in het BCC-veld. De adressen zijn dan onzichtbaar voor de ontvangers van de e-mail.

Verstuur het persbericht – indien mogelijk – vanaf het mailadres van de organisatie waarvoor je het stuurt. Dit staat professioneler dan een mailbericht van een persoonlijk account.

Zorg voor een heldere titel in de onderwerpregel, zodat de ontvanger weet waar het over gaat.

Opmaak

Zorg voor een nette aanhef en vraag beleefd om plaatsing van het bijgesloten persbericht. Maak er geen lang verhaal van.

Verstuur de e-mail op in platte tekst, dat wil zeggen zonder opmaak (geen vetgedrukt, cursief of gekleurde tekst).

Neem de inhoud van het persbericht op in de tekst van je e-mail, onder je handtekening. Zorg voor een duidelijke scheiding tussen de e-mailtekst en de tekst van het persbericht, bijvoorbeeld door middel van witregels of een doorgetrokken lijn.

Bijlagen

Voeg alleen bijlagen toe als die iets toevoegen aan het bericht. Stuur niet hetzelfde persbericht mee als PDF of Word-document, als die tekst ook al in je mail staat. Wat wel kan is een programmaboekje, flyer of informatie over de organisatie of persoon die het persbericht stuurt.

Over het meesturen van foto’s zijn de meningen verdeeld. Aan de ene kant zorgen (grote) foto’s voor een volle (en tragere) mailbox. Aan de andere kant is het prettig voor journalisten als beeldmateriaal direct beschikbaar is. Je kunt beeldmateriaal ook ter beschikking stellen als download op een website en de link aan het persbericht toevoegen. Verder zijn er voor foto’s nog een paar aandachtspunten:

• Zorg dat er mensen op de foto’s staan, liefst gezichten.
• Kranten hebben meestal een voorkeur voor liggend formaat.
• Voor drukwerk moeten foto’s een resolutie van 300dpi hebben, voor digitale media is juist een kleiner formaat gewenst (75dpi).
• Verstuur foto’s als .jpg-bestand (ook wel .JPG of .jpeg).
• Geef de foto een zinvolle bestandsnaam, vergelijkbaar met de kop van je persbericht – in ieder geval niet zoiets als “DSCN8345.JPG”.
• Zorg dat je zeker weet dat je de foto mag verspreiden (copyright) en vermeld de naam van de fotograaf.,